Organizujemy wizytę studyjną

Praktyczne wskazówki do przygotowania wizyt studyjnych

Wizyta studyjna w Polsce lub w kraju beneficjenta stanowi w wielu projektach ich integralną część. Aby wizyta studyjna była efektywna, należy się do niej poważnie i odpowiednio wcześnie przygotować, uwzględniając jej aspekty merytoryczne i organizacyjne.Większość wizyt studyjnych zaplanowanych jest w Polsce, jednak w niektórych projektach planuje się wizyty polskich ekspertów w krajach beneficjentów. Przedstawione poniżej wskazówki służące przygotowaniu wizyt studyjnych są przydatne i mogą mieć zastosowanie w obu rodzajach wizyt.Zanim przejdziemy do informacji dotyczących organizacji wizyty studyjnej, zwracamy uwagę na:Rola partnera polskiego i zagranicznego w organizacji wizyty

  • Pamiętajmy o przedstawieniu partnerowi projektu i roli partnerow w projekcie. Jeżeli nie będzie rozumiał, czego od niego oczekujemy, nie będzie znał swojej roli, nasza współpraca będzie trudna.
  • Częstym błędem jest nie konsultowanie pomysłów z partnerem zagranicznym. Dotyczy to także współpracy już ze sprawdzonym partnerem. Zdarza się, że partner nie oponuje, gdyż np. nie rozumie swojej roli w projekcie. Wykona tylko przydzielone mu zadanie, żeby polski realizator czuł się usatysfakcjonowany. Taka sytuacja może być  przyczyną np. niewłaściwego doboru uczestników. Świadomy swojej roli partner zagraniczny odpowiednio przygotuje uczestników do wizyty.
  • W miarę możliwości dobrze jest utrzymywać komunikację w języku partnera (a nie np. w języku angielskim czy rosyjskim).

Kwestie organizacyjne związane z przygotowaniem wizyty studyjnej:Dobór uczestników

  1. Rola partnera jest kluczowa przy doborze uczestników. Im rzetelniej przygotujemy się na tym etapie działań, tym większa pewność, że wizyta studyjna okaże się sukcesem (merytorycznym).  Najczęściej kryteria doboru uczestników musimy zaplanować już na etapie opracowywania wniosku o dofinansowanie, dlatego warto tę kwestię już wtedy skonsultować. Polegając wyłącznie na własnych pomysłach, możemy spotkać się – na etapie realizacji projektu – z problemami, które nie pozwolą nam na dobór uczestników niezbędnych do realziacji projektu.
  2. Łatwiej zorganizować program dla grup względnie jednorodnych np. przedstawicieli samorządu, organizacji pozarządowych, dziennikarzy lub też osób reprezentujących różne środowiska, ale specjalizujących się w danej dziedzinie np. przedstawiciele sektora pozarządowego i urzędnicy samorządowi odpowiedzialni za współpracę z organizacjami pozarządowymi. O wiele trudniej jest wówczas, gdy z racji specyfiki projektu, organizujemy program dla grup złożonych z przedstawicieli różnych branż i dziedzin. Taka sytuacja wymaga większego nakładu pracy organizatorów po obu stronach granicy, jak i moderatora podczas spotkań i wizyt studyjnych.

Wizy dla uczestników:Rozpocząć starania jak najwcześniej – procedura przyznawania wiz jest czasochłonna. Rozpocząć warto o zapoznania się z wymaganą przez Konsulaty procedurą oraz spisem dokumentów potrzebnych przy składaniu wniosków wizowych. Określenie języka wizyty:Powinniśmy skonsultować tę kwestię z zagranicznym partnerem i pod tym kątem dobrać tłumacza, dla grup z Ukrainy i Białorusi często dobrze jest przewidzieć tłumacza, który jest w stanie tłumaczyć z/na język ukraiński, język białoruski oraz na język rosyjski. Nie zawsze język urzędowy, który nam wydaje  się być naturalnie używanym, jest odpowiedni. Warto zwracać również uwagę na specyfikę lokalną. Przykładowo: na Ukrainie, część środowisk, np.  dziennikarzy, środowisk akademickich, nie akceptuje publicznego używania języka rosyjskiego, używają tylko języka ukraińskiego, nawet jeśli dobrze znają język rosyjski. Przygotowanie „Wyprawki” dla uczestników wizyt: W wyprawce powinny się znaleźć przygotowane w języku uczestników wizyty: informacje praktyczne, jak, np.: kursy walut, wskazanie najbliższego do hotelu kantora, ewentualnie wyjaśnienia warunków zwrotu VAT za większe zakupy, wyjaśnienie działania lokalnej komunikacji, zasady zachowania w miejscach publicznych (gdzie obowiązuje zakaz palenia czy spożywania alkoholu itp.), tym bardziej, że w tej sferze między poszczególnymi państwami występują duże różnice, mapkę centrum miasta, czy okolic wokół hotelu, dane kontaktowe organizatorów, telefony alarmowe, kontakt do właściwego konsulatu, adres hotelu i restauracji, jeśli posiłki spożywane są w stałym miejscu.W większych miastach warto dodać plan miasta z zaznaczeniem naszych „stałych punktów” (hotel, restauracja, sala wykładowa – jeżeli planujemy też warsztaty). Kwestie merytoryczne związane z przygotowaniem wizyty studyjnej:

  1. Przygotowanie programu wizyty dla uczestników

Rada praktyczna:Umówienie   wizyt   studyjnych  –   opracowanie   harmonogramu  i określenie liczby spotkań w ciągu dnia: proponujemy przygotować mniej napięty program i dać możliwość przedłużenia poszczególnych  spotkań (jeśli „zaiskrzy” i gospodarze będą skłonni poświęcić nam więcej czasu), zamiast skracać je ze względu na kolejne punkty wizyt. Lepiej poświęcić więcej czasu na jedno spotkanie niż przeznaczyć po jednej godzinie na odwiedzenie danego miejsca, a następnie kolejnego. Uczestnicy będą mogli spokojnie opanować wiedzę, zadać pytania, lepiej zapoznać się z prezentowanym doświadczeniem.Przygotowanie programu wizyty z instytucjami/organizacjami przyjmującymi uczestników wizyty:

  • Należy dobrze określić przedmiot wizyty studyjnej: przedmiotem spotkania jest określona kwestia, stąd istotne jest podanie  ram tematycznych i zakresu problemów, które będą omawiane.
  • Ważnym jest przy ustalaniu programu wizyty z przedstawicielami  instytucji/organizacji ją przyjmującej przekazanie im wyczerpujących informacji o:

– uczestnikach (ilość osób+tłumacz+koordynator; w miarę możliwości z listą nazwisk, funkcji, nazwy instytucji/organizacji, jaką reprezentują)- na podstawie zebranych od uczestników informacji oraz własnych pomysłów poinformować instytucję/organizację przyjmującą o oczekiwaniach dotyczących tematów, problemów, itd. Zakres tematyczny nie powinien być zbyt szeroki.- uprzedzić, że grupa będzie z tłumaczem i aby podczas rozmów i prezentacji wziąć pod uwagę (również przy planowaniu czasu spotkań) konieczność uwzględnienia tłumaczenia- uprzedzić instytucję/organizację przyjmującą, aby w miarę możliwości przygotowała materiały informacyjne pisemne czy w formie CD, DVD dla uczestników wizyty-  czas spotkania:  warto przedyskutować czas przeznaczony na spotkanie, a umówionego terminu należy ściśle przestrzegać. Należy także pilnować czasu przewidzianego na poszczególne spotkania, mając świadomość, że każde spóźnienie wpływa na to, że na następne spotkanie również spóźniamy się. Najczęściej osoby przyjmującej wizytę mają ograniczony czas, często umówione inne spotkania, jakie następują po sobie. Dlatego pilnowanie harmonogramu spotkań jest jednym z ważniejszych zadań koordynatora.

  • Ustalanie programu wizyty/poszczególnych spotkań w instytucjach/organizacjach przyjmujących uczestników wizyty:

Im więcej szczegółowych ustaleń dotyczących programu dokonamy  z osobą prowadzącą spotkanie (instytucją goszczącą) na etapie umawiania spotkań, tym większą będziemy mieli pewność, że zaplanowane kwestie merytoryczne zostaną rzeczywiście przedstawione naszym gościom. Możemy wręcz omówić czy też opracować dla prowadzących scenariusz spotkania.  Dla prowadzących spotkanie takie wskazówki są niezwykle cenne, ponieważ pozwalają na wybranie z szerokiego spektrum działań tych informacji, które interesują grupę. Dotyczy to zwłaszcza dużych instytucji czy organizacji, gdzie spotykający się z gośćmi pracownik często nie jest w stanie opowiedzieć o całej działalności danej jednostki. Wówczas może pojawić się problem jeśli organizator dość ogólnie zarysuje tematykę spotkania. Uszczegółowienie tematu pozwala instytucji goszczącej zaangażować do przeprowadzenia spotkania najbardziej kompetentną osobę.

  • Sugestie dotyczące przebiegu spotkań:

Tematy omawiane podczas spotkań wymagają odpowiedniego przygotowania: prezentacji, materiałów promocyjnych, wystąpień specjalistów czy członków organizacji itp. Warto przewidzieć/wziąć pod uwagę:  na początku spotkania krótką prezentację organizacji/instytucji przyjmujących (cele, zadania, struktura, najważniejsze sukcesy i problemy). A następnie przejść do dalszych zaplanowanych tematów.Jeśli przewidujemy przygotowanie prezentacji PowerPoint, warto wziąć pod uwagę, aby nie przekraczała 10 minut.

  • Obecność koordynatora podczas wizyty: najlepszym rozwiązaniem byłoby, gdyby koordynator razem z grupą wziął udział w wizycie studyjnej  i był jej kierownikiem, a jeżeli nie ma takiej możliwości, powinien on wyznaczyć do tego kompetentną osobę.
  • Powinien przyjąć rolę moderatora, czuwać nad przebiegiem, tematyką, rozplanowaniem czasu, dbać o zainteresowanie całej grupy, nie dopuszczać do wyłączenia części, mniej w danej chwili zainteresowanych, uczestników z dyskusji.

 Rola tłumacza – Dobre praktyki w zakresie współpracy z tłumaczem: Jakość tłumaczenia podczas wizyt studyjnych jest jednym z najistotniejszych warunków jej powodzenia i efektywności. Radzimy, aby upewnić się co do umiejętności tłumacza. Sama znajomość języka często nie wystarcza, by dobrze tłumaczyć. Tłumacz musi poradzić sobie z terminologią w zakresie tematyki, której dotyczy wizyta. Wielu absolwentów i filologii nie poradzi sobie dobrze ze słownictwem związanym z administracją czy funkcjonowaniem organizacji pozarządowych, nie wspominając o ekologii, itd.

  1. Tłumacza, należy uprzedzić o miejscach i szczegółowej tematyce spotkań, by mógł odpowiednio się przygotować, zwłaszcza w zakresie fachowej terminologii. Idealnie, gdy tłumacz dobrze zna uwarunkowania obu krajów (np. organizację administracji, szkolnictwa itp.) i będzie przygotowany na tłumaczenie tych kwestii, o których koordynator-moderator wie, że są dla grupy nieczytelne.
  2. Udostępnić tłumaczowi na kilka dni przed tłumaczeniem: prezentacje,   wystąpienia   pisemne,   materiały   informacyjne   o  spotkaniu, jego uczestnikach, tematach rozmów, celu. Profesjonalny tłumacz jest związany tajemnicą zawodową, co gwarantuje dyskrecję z jego strony na każdym etapie współpracy.
  3. Przygotować miejsce spotkania, uwzględniając obecność tłumacza (odpowiednie ustawienie stołów, odpowiednia organizacja prezentacji materiałów).
  4. Podczas wyświetlania prezentacji z danymi liczbowymi, nazwami własnymi, definicjami, przechodzić do kolejnego slajdu dopiero po tłumaczeniu, aby tłumacz mógł skorzystać z wyświetlanych podpowiedzi.
  5. Robić przerwy również dla tłumacza. Często bowiem w czasie przerwy uczestnicy przeprowadzają rozmowy kuluarowe przy udziale tłumacz faktycznie pracuje bez przerwy, co wpływa na jego szybkie przemęczenie oraz na jakość tłumaczenia.

Wskazówki do przygotowania pisemnej wersji programu dla uczestników:

  • Warto zawrzeć informacje o charakterze spotkania (i obowiązujący na nim strój), adresy odwiedzanych instytucji (przydatne zwłaszcza, jeśli ktoś się spóźni lub zgubi i będzie chciał dotrzeć na własną rękę). Adresy warto pisać także po polsku (lub w przypadku wizyt w krajach beneficjentów w ich języku.
  • W programie wizyty należy także podać skrócone informację o odwiedzanych instytucjach/ organizacjach a także nazwiska osób przyjmujących grupę oraz ich stanowiska. Można także pomyśleć o przygotowaniu krótkiej informacji o najistotniejszych różnicach wynikających z polskiej specyfiki (np. podział administracyjny i kompetencje poszczególnych władz, system szkolnictwa i ochrony zdrowia itp.), z którymi mogą się zetknąć. Organizator powinien na tyle dobrze znać realia partnera, by ocenić, co może być dla grupy niezrozumiałe, trudne, odmienne.

Przygotowała: Izabella ChruślińskaW powyższym materiale zostały także wykorzystane informacje zawarte w broszurze „Współpracujemy. Efektywne przekazywanie polskich doświadczeń.”, Fundacja Kultury Chrześcijańskiej Znak, Kraków 2011,

 

[vivafbcomment]